为加强对学院各类印章的管理,避免因印章管理、使用不当出现的各类经济、法律、行政问题,规范印章的管理和使用,特制定本规定。
第一章 总则
第一条 为规范学院行政印章管理,根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》(国发[1999]25号)等有关文件精神,结合学院实际情况,制定本规定。
第二条 本规定所指的行政印章包括:
(一)法定名称章,指“上海民航职业技术学院”印章(以下简称“学院印章”)、“上海民航职业技术学院”钢印(以下简称“学院钢印”);
(二)院长签名章;
(三)冠以法定名称的业务专用章(以下简称“业务专用章”);
(四)处、系、部等处级、科级机构公章(以下简称“部门公章”);
(五)其它经学院许可使用的印章。
第三条 学院办公室是学院各类行政印章的综合管理部门,统一审核各类行政印章的刻制,并监督使用。
第二章 印章的制发、回收、更换
第四条 印章的制发、回收和更换由学院办公室统一管理,院内任何部门或单位不得刻制印章。
第五条 学院印章由上级机关制发。学院各处级、科级建制单位印章的制发由学院办公室负责,科级单位或非正式建制单位确需制发印章,可由所在部门填写刻制印章申请表,经学院办公室审核批准后予以制发。
第六条 学院更名、内部机构调整启用或更换印章,由学院办公室印发文件。发文时附印模,新印章自发文之日启用,旧印章同时废止。
第七条 印章因严重磨损或其他原因无法继续使用需重新刻制,必须提出书面申请,经审核批准后由学院办公室负责刻制,旧印章同时收回。
第八条 印章的规格、内容、质料、图样等由学院办公室根据国家规定,结合实际确定。
第三章 印章的使用范围
第九条 学院印章代表上海民航职业技术学院,在以学院名义开展的事项上使用。学院钢印主要用于学院颁发的各类证件和证书的照片压印,不能独立使用。
第十条 院长签名章代表印章字样指示的当任院长,在院长以学院职务身份签署的事项上使用。
第十一条 业务专用章对外具有代表学院的效力,在学院以法人身份参与的、与印章名称相适应的业务中使用。
第十二条 部门公章代表隶属学院的处级、科级机构,主要用于一般工作联系。未经学院授权,不得对外签署合同或协议。
第十三条 其它经学院许可使用的印章,在许可使用时应明确印章的使用范围。
第四章 印章的管理和使用
第十四条 学院各级行政印章的管理,应遵守下列规定:
(一)印章管理者必须品德端正、能坚持原则、办事公正,对工作认真负责,有高度的组织纪律性,学院或本部门印章由专人管理。
(二)监印人对印章必须妥善保管,学院各级印章,均应置于牢固的铁柜之内,随用随开,印章不用时不能置放在办公桌面上,防止盗用。如发现印章丢失,应保护现场,报告领导,查明情况,及时处理。
(三)用印前,监印人必须按各级用印负责人的审批意见,审查用印文件的内容、格式,无误后方可由承办人用印,盖印时要求图章清晰、端正、位置适当(一般应盖在文件的落款与日期之间,骑年压月处)。
(四)承办人用印后必须登记,领导的文字批条和用印登记簿,必须在短期内存档备查。
(五)原则上不得携带印章外出使用,如情况特殊,须填写《上海民航职业技术学院印章外出使用申请单》,经由院长签字(如院长公务外出,由党委书记签字)后,方可带出用印。
(六)发现伪造印章或使用伪造印章者,应及时报告依法查处。
第十五条 学院行政印章的使用,应遵守下列规定:
(一)送印单位从校园网下载并填写《上海民航职业技术学院行政印章使用申请单》,执行审批程序。
(二)使用学院印章,须经院长或分管院领导签字批准;使用处级、科级部门印章,须经各部门负责人签字批准。未获批准,一律不准使用印章。
(三)学院各级印章的使用程序
1.以学院名义印发的各类公文,须持院领导签发的原件方可办理用印。
2.以学院名义向上级部门报送的各类报表,由经办人填写,部门负责人签署意见,分管院领导审批后方可办理用印。
3.毕业证书、学位证书及成绩单,由学生工作处、教务处或市场部(培训部)审核,并指定专人到办公室办理用印。
4.有关证明、证书、聘书等用印,由有关业务部门和相关部门负责人批准签字方可办理用印。
5.凡以学院名义签署的协议书、合同书,须经主管部门审核、计划财务处会签,分管院领导审批,方可办理用印。
6.申报科研项目、科研成果,专利申请等,须经教务处审核,分管院领导审批,方可办理用印。
7.与学院产业有关业务用印,由总务处(修建办)审核,分管院领导审批,方可办理用印。
8.申请出国(出境)及办理涉外事项,须经办公室(人事处)审核,分管院领导审批,方可办理用印。
9. 以学院名义办理贷款等,由计划财务处审核,分管院领导审批,方可办理用印。
10. 使用院长签名章须经院长本人同意方可办理用章。
11. 其他特殊情况用印,须由部门负责人签署意见,经院领导或办公室主任批准,方可办理用印。
12. 除学院上报下发的各类公文用印,用印均须填写《上海民航职业技术学院行政印章使用申请单》,并履行用印登记手续。
(四)凡有下列情况之一的,印章管理人员应拒绝用印。
1. 上报及下发的用印件内容有误或批准权限不当;
2. 涉及个人财产、经济、法律纠纷等方面的用印件;
3. 未履行审批程序的用印件;
4. 空白介绍信或空白纸张等;
5. 超越部门职责与职权范围的;
6. 委托非本部门工作人员办理用印手续的。
第六章 附 则
第十六条 本规定由学院办公室负责解释。
第十七条 本规定自公布之日起施行。